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【城轨论坛】关于做好项目竣工资料管理工作的几点思考

时间:2017-08-07 ?【字体:

建筑企业是工程质量的直接责任人,其产品有两个,工程实体和竣工资料。竣工资料是在工程施工全过程中直接形成、具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录,是工程实体质量的有力凭证。

然而,在工程项目施工过程中长期以来存在着“重建设,轻档案”的现象。竣工资料在施工过程中出现不准确、不齐全、不规范、管理不善、丢失等问题,严重影响竣工资料质量和归档移交的时间。个人结合杭州地铁二号线18标,就如何做好竣工资料管理工作,有以下几点思考。

竣工资料中普遍存在的问题及现状分析

资料整编不同步。资料编制人员在工程项目施工过程中不重视资料的日常收集汇编,对施工文件的编制存在拖拉现象,往往是临到检查时或竣工验收时才闭门造车、打突击战。而“回忆录”式补资料难免会导致原始资料内容缺失、技术数据失真等现象。

文件编制不规范。这一块也是问题比较集中的地方,主要来说有以下七个方面:一是检验批区段划分标准不统一,分部分项划分不明确或没有对资料编制人交底,资料上部位表达不明确、整体不连续、无闭合性,如同一施工区域的区段划分有时出现轴号和里程两种或多种方式的表述;二是施工记录与试验资料在工程部位、施工时间上对应不上或出入太大。混凝土试件的标准养护、同条件养护及防水抗渗的留置组数、混凝土坍落度的测量频次与数值等填写不规范或填写错误;三是编制资料时套用模板忘记更改关键字,出现表头与内容不符的低级错误;四是技术数据填写不符合规范要求,施工实行标准和规范填写的不是最新版本。五是对施工文件的规范填写把握不够,例如表格中哪些内容可以机打、哪些必须手写、验收项目应该填写什么内容等无确定答案。有些签字笔迹龙飞凤舞、随意涂改等均降低了竣工资料的使用价值;六是资料逻辑性错误,工序先后顺序混淆,如混凝土浇筑时间在模板安装之前;七是资料之间对立统一性差,不能闭合,如检验批资料和施工日志、原材料送检内容和时间上不对应。

移交范围不明确。资料管理岗位的人员对企业以及项目所在地的竣工资料移交的范围、质量、份数等要求不够明确,导致日常工作中对竣工资料的收集和整编没有整体的框架意识,没有针对性和轻重主次之分。真正在移交竣工资料时才发现份数不足、原件不齐全、不符合归档质量要求等问题。再去解决时增加困难和成本不说,拖延了资料移交时间。

管理缺少责任心。不少项目的资料管理人员更换频繁,离职调动前工作交接不到位,导致资料管理的连续性中断;部分资料管理制度不完善,资料管理人员责任心不强,竣工资料随意借阅,导致资料破损丢失。

加强竣工资料管理的措施

从过程同步抓起。竣工资料归档存在的问题与资料的收集整理未与工程建设同步进行有着直接的关系。在制定工程进度计划时,应将每个分部分项工程竣工资料整理工作纳入到该项工程进度计划当中来,对在整编过程当中发现的原件不齐全、签证资料不齐全、不规范等问题能够及时研究解决,避免积重难返。

从项目立项抓起。在项目立项之初制定项目档案工作各项规章制度,建立行之有效的档案管理体制,例如资料员岗位责任制、竣工资料收集和保管制度及奖罚机制等,使竣工资料管理走向规范化、有序化。在项目立项之初,就要与业主、城建档案馆就竣工资料的归档范围、归档要求,甚至资料的纸张、质地要求、施工记录的格式等细节都要一一核实,进而至始至终以最终移交的标准来编制竣工资料,避免重复返工。

从人员素质抓起。做好项目竣工资料管理工作,需要工作责任心强、专业素养高的人员。竣工资料主管人员既要有资料管理专业常识又要懂工程技术,熟悉现场施工进度,对工程数据、术语、参数等要有所了解,只有具备这些,才能对竣工资料从源头上进行把控,确保竣工资料的质量。

提高对影像资料收集与归档的意识

声像档案作为工程档案的重要组成部分,是在工程建设活动中直接形成的、具有保存价值的图片、声音和影像等历史记录。近年来,对影像资料的收集归档要求越来越规范化。但是多数项目对影像资料收集的意识和重视程度均不高,数码设备缺乏,影像资料不符合标准,质量差,不满足归档要求。由于工程建设不可逆,建设过程也无法还原,所以对施工过程中未进行采集的影像资料后期无法补救,给竣工移交带来诸多困难。因此,急需提高对声像档案收集归档的重视程度。项目部应注重影像设备投入,为影像资料的收集提供物资保障;施工过程中,定期定人定标准对影像资料进行整理归档。

竣工资料的移交往往是在项目收尾的时期,人员少、工作量大。也有不少项目因为竣工资料迟迟不能移交而导致无法进行竣工结算,增加了成本。城轨企业于去年提出了收尾项目限期“四清”,即人员清、现场清、资料清、结算清,把竣工资料的移交提高到与劳务结算、现场施工同等重要的高度,收到了显著的效果。如何才能实现快速移交,通过竣工资料的移交实现提质增效,还有更多的问题值得大家去探索与思考。(文/杭州2号线18标 洪文艳)

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